Articulo para blog ‘PASOS GENERALES’

El sistema Icom está listo para poder trabajar con tu negocio, primeramente debemos ponernos en contacto con el equipo de implementaciones, con lo cual te preguntaremos cuál es tu giro, que comercializas y como lo comercializas para entonces brindarte la configuración adecuada, sin embargo hemos detectado que la gran mayoría de áreas / giros se sujetan a la siguiente lista de pasos generales.

Pasos Generales

1.       Instalación del Sistema.

2.       Capturar inventario.

3.       Menudeos y promociones.

4.       Gastos de caja y cortes Z.

5.       Capturar compras.

6.       Inventario físico.

7.       Mantenimiento a inventarios.

8.       Análisis de datos.

9.       Análisis del sistema Icom.

10.   Retroalimentación.

Descripción de los pasos a grandes rasgos.

1.       Instalación del sistema.

Deberá contactar a nuestro equipo de implementaciones para que instale las librerías, programas y bases de datos, para que deje el sistema funcional, con la configuración de impresoras y de red óptima para poder ahora si comenzar a trabajar en el sistema, no se preocupe nuestro equipo se encarga de la primera parte.

2.       Capturar inventario.

Esta parte le toca al cliente y a su equipo de trabajo, sin embargo con la programación que tenemos se le hará sumamente fácil la captura (lo que antes era tortura pura), ahora desde el primer día podrá empezar a usar el sistema incluso aunque no haya dado de alta ningún artículo, esto es posible porque a la medida que usted empieza a leer los códigos de barras detecta el articulo desde una gran base de datos de artículos precargados que ha sido alimentado de otros comercios varios, así que lee el articulo y si no lo ha registrado lo busca, y al encontrarlo solamente le pide el precio de venta y a la vez sugiriéndole un precio de venta de un negocio con giro similar al suyo, con lo cual afirma o corrige el precio, de este modo lo da de alta y a la vez está listo para poder venderlo inmediatamente, con la retroalimentación e incorporación de artículos (usted mismo participara) le aseguramos que la gran mayoría ya estará listo solamente para que usted digite el precio. Si por algún motivo no está, da la facilidad para que con solo escribir la descripción y el precio lo registre inmediatamente. Adicionalmente esta la captura rápida y el inventario exprés.

3.       Menudeo y promocionales.

Al estar registrando nuestro inventario caemos en cuenta que artículos que compramos en caja en realidad lo vendemos en piezas, o ambas cosas, compramos en caja y vendemos por caja y sueltas, es el caso muy marcado de lapiceros, de cigarros y de bolsas de hielo, así que por ejemplo cigarros malboro con 20 piezas, registramos la caja normal (ya que la vendemos así) y también creamos un código ‘c’ para cigarro y le indicamos que la caja se despaqueta en piezas y ahí es donde establecemos la relación entre ambos artículos, funciona para hielo y media bolsa de hielo, para cartones de cerveza, para cds, y para artículos con similar comportamiento. La segunda parte es promociones, por ejemplo un lapicero suelto vale 10.00 pero en la compra de 3 son 35.00, establezco la promoción de 3 piezas y asigno un descuento de 5.00, realmente fácil y más fácil que una vez configurado trabaja solo.

4.       Gastos de caja y corte z.

Pues ya vendes y está bien, pero ahora también tienes que hacer gastos, tan fáciles como compra de garrafón de agua, o comida para los trabajadores o algún artículo de limpieza, hasta el pago de compras mayores como a proveedores, pues no hay problema, te  volverás un experto, y el corte z es el corte de caja de fin de turno o fin de día, donde te concentra tus ventas contra tus gastos y el resultante es lo que entregas al supervisor.

5.       Capturar compras.

Ya tienes tu mercancía capturada, ahora necesitamos capturar compras para que el inventario este actualizado en precios tanto de compra como de venta, debemos de meter las notas / facturas y procesar esto para saber cuánto vale y cuanto lo vendes, y por ende cuanto ganas, se ve difícil pero manejamos un asistente para que esto se haga casi ‘por arte de magia’.

6.       Inventario físico.

Ya que capturamos todo el inventario y tenemos precios de compra capturados en base a compras, y lo tenemos en sistema el stock es irreal porque partimos de cero piezas y estuvimos vendiendo,  así que tenemos números negativos, es cuando damos la orden de inventario físico, a lo cual debemos escanear todos los artículos con el lector y de manera ágil tenemos el inventario actual y real. Podemos seccionar por líneas de artículos y hacerlo más ameno sin necesidad de cerrar tienda.

7.       Mantenimiento a inventarios.

Revisar que la descripción este bien escrita y completa, y que corresponda a la línea de artículos, que este asignada bien la presentación y la ubicación, para que todo camine como debe caminar: excelente.

8.       Análisis de datos.

Revisa lo que vendes por día y por línea y los gastos que tienes, revisa tus números, date una idea real de cómo está tu negocio, en qué áreas esta fuerte y cuales débiles, toma decisiones para que lleves tu negocio al siguiente escalón.

9.       Análisis del sistema Icom.

Nos gusta analizar como trabajabas antes del sistema y como lo estás haciendo en la actualidad, y nos gusta más tus críticas a nuestro sistema, en base a esto, a tus sugerencias, comentarios, felicitaciones o reproches es como en realidad hacemos que el sistema sea un sistema digno, un proyecto capaz de dedicarle nuestro tiempo y atención.

10.   Retroalimentación.

No queda aquí el trabajo, siempre debemos retroalimentar y analizar las áreas que hemos cubierto y lograr aquello que saltamos o que no sabíamos cómo explotarlo, “un pasito a la vez”, “la base del éxito es reconocer errores y tomar las medidas para no volver a cometerlos”. Adelante, juntos podemos.